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Dalla fattura elettronica alla semplificazione Dei processi Di business a cura di Enzo Brembilla e Roberta Raimondi


Editore: 4IT Group srl Centro Dir. Milano Oltre - Palazzo Tintoretto Via Cassanese, 224 - Segrate - 20090 ­ Mi tel.: 02 26 92 70 81 - fax: 02 26 95 10 06 www.4itgroup.it Stampato da: Brembilla Grafica Via Kennedy, 19 - Vimercate - 20059 - Mi tel./fax: 039 6083919



Profilo degli Autori Enzo Brembilla · Consulente di direzione, collabora con il dipartimento di Informatica dell'Università degli Studi Milano Bicocca, ed è Consigliere e Tesoriere del Club TI di Milano. · Laureato in Scienze dell'Informazione, prosegue per alcuni anni l'attività scientifica e didattica sui sistemi flessibili di produzione nei corsi di Ricerca Operativa e Simulazione. · Fin dall'inizio della sua carriera partecipa alla progettazione di soluzioni basate su paradigmi tecnologici innovativi, come la distribuzione delle informazioni e delle applicazioni informatiche o gli emergenti concetti di usabilità e interazione visuale; si avvicina con grande anticipo al mondo del web operando nell'innovazione di processo e di prodotto con le leve della tecnologia, affiancando nel cambiamento le aziende del settore editoriale, dei servizi bancari e dei sistemi di pagamento. · Ha progettato e diretto i Master in "Marketing ed Economia Digitale" presso l'Università Cattolica di Milano e in "Metodologie Informatiche per i Servizi Finanziari" e "ICT Management" presso l'Università Milano Bicocca. · È autore di numerose pubblicazioni in riviste di settore sull'utilizzo strategico dell'ICT, e sull'innovazione nei servizi bancari e finanziari. Roberta Raimondi · Docente di Sistemi Informativi presso la Business School dell'Università Bocconi. · Dopo la laurea nel 1991 in Economia Aziendale presso l'università Bocconi, inizia a collaborare con l'azienda del padre, operante nel settore delle telecomunicazioni. · Dal 1994 svolge attività di ricerca e didattica nella Scuola di Direzione Aziendale, dove si specializza nel campo della formazione manageriale, sia in ambito nazionale che internazionale. · In SDA oggi progetta e coordina iniziative di formazione sui temi dei Sistemi Informativi e insegna in diversi corsi per manager, master universitari e post-laurea. · È coordinatore dei corsi "Chief Information Officer" e "Chief Information Officer nella Pubblica Amministrazione" e Condirettore del percorso di formazione post laurea "Document Management Academy". · Le aree di interesse sono da sempre state legate allo studio delle modalità di introduzione, utilizzo e integrazione delle nuove tecnologie di supporto alla comunicazione e dei canali digitali, sia nel contesto sociale che nelle organizzazioni aziendali, pubbliche e private.


PrEFaZIoNE..................................................................................................................................................... VII INTroDUZIoNE................................................................................................................................................ IX CaPIToLo PrImo..............................................................................................................................................1 il management Delle risorse informative in azienDa (information resource management)...........................................................................................................3 PREmEssA.......................................................................................................................................................3 sistEmi di gEstionE dEi contEnuti: documEnt E contEnt mAnAgEmEnt.......................................................5 LE soLuzioni Ecm comE sERvizio: L'EvoLuzionE in LogicA soA......................................................................11 il Documento nell'ambito Del patrimonio informativo e le informazioni Di natura amministrativa..............................................................................................................................13 il costo Della carta e Del processo nel ciclo Di vita Di un Documento.................................................17 costi fuoRi contRoLLo.................................................................................................................................17 BudgEt E sPEsE dELLE AziEndE PER iL d&Pm..................................................................................................17 gRAndi RisPARmi ALL'oRizzontE...................................................................................................................18 i BEnEfici ottEnuti dALE AziEndE.................................................................................................................18 LE AsPEttAtivE..............................................................................................................................................18 dotAzioni in uso LontAnE dALL'ottimALE....................................................................................................19 Lo stAto di fAtto..........................................................................................................................................19 LA mAPPA comPLEtA dEi costi.......................................................................................................................19 CaPIToLo sECoNDo.....................................................................................................................................21 gestione elettronica Dei Documenti amministrativi: genesi e contesto normativo.........................23 gEnEsi dEL quAdRo noRmAtivo....................................................................................................................23 iL quAdRo noRmAtivo..................................................................................................................................26 la Dematerializzazione Delle fatture in italia: quaDro normativo, prassi e punti Di attenzione nell'implementazione Delle proceDure..................................................33 LA RifoRmA giuRidicA A LivELLo uE Ed i suoi oBiEttivi stRAtEgici................................................................33 LA RifoRmA itALiAnA dEL 2004......................................................................................................................35 L'AttuALE quAdRo di RifERimEnto giuRidico-tRiButARio in itALiA...............................................................35 fAttuRAzionE ELEttRonicA..........................................................................................................................36 consERvAzionE sostitutivA dELLE fAttuRE..................................................................................................38 REsPonsABiLE dEL PRocEdimEnto di consERvAzionE...................................................................................39 concLusioni.................................................................................................................................................40 le tecnologie abilitanti ai processi azienDali Di Dematerializzazione...............................................43 sommARio....................................................................................................................................................43 iL documEnto dAL BusinEss ALLo E-BusinEss..............................................................................................44 iL documEnto nEi sistEmi gEstionALi..........................................................................................................50 concLusioni.................................................................................................................................................54 profili legali Dei contratti Di outsourcing Di servizi Di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.........................................................................................................................55 sommario sommarIo......................................................................................................................................................... III


oggEtto dEL contRAtto E oBBLigAzionE dEL foRnitoRE..............................................................................56 RisPEtto dELLE noRmAtivE E PRocEduRE in cAso di vARiAzioni....................................................................57 diRitto di isPEzionE E contRoLLo.................................................................................................................57 gARAnziE E REsPonsABiLità..........................................................................................................................57 PRofiLi di sicuREzzA.....................................................................................................................................58 modALità di RiconsEgnA dEi documEnti consERvAti in cAso di cEssAzionE dEL RAPPoRto.........................58 comunicazione b2b:.........................................................................................................................................59 stanDarD telematici e fattura elettronica...............................................................................................59 nAscitA dEgLi stAndARd di fiLiERA..............................................................................................................59 Edi E fAttuRAzionE ELEttRonicA..................................................................................................................60 i divERsi stAndARd.......................................................................................................................................61 concLusioni.................................................................................................................................................65 Dematerializzazione Di Documenti e transazioni:verso l'integrazione Dei cicli commerciali con i processi Di amministrazione e finanza e con il sistema Dei pagamenti ............. 66 1. dALLA sEgmEntAzionE vERticALE dEi PRocEssi ALLA distinzionE tRA finAnciAL suPPLy chAin E PhysicAL suPPLy chAin .....................................................................................66 2. contEsti d'intERvEnto E REquisiti PER LA dEmAtERiALizzAzionE dEi documEnti: sPunti di RifLEssionE .....66 3. PosizionE dEL sistEmA itALiA ................................................................................................................................66 4. LA dEmAtERiALizzAzionE, Lo stRAight thRough PRocEssing E LA sEPA .........................................................66 iniziative istituzionali per la Dematerializzazione Della filiera amministrativo-finanziaria.........................................................................................................................67 Lo studio dEL cnEL ......................................................................................................................................67 LA commissionE EuRoPEA E LA fAttuRA ELEttRonicA...................................................................................68 L'Attività dELL'iso E di un/cEfAct.................................................................................................................69 studio conoscitivo dEL cnEL suL cBi 2........................................................................................................69 i PRogEtti cAst di EAct ................................................................................................................................70 CaPIToLo TErZo.............................................................................................................................................71 introDuzione allo stuDio Delle best practices........................................................................................73 PREmEssA.....................................................................................................................................................73 LE BEst PRActicEs.........................................................................................................................................73 sanofi - aventis................................................................................................................................................75 PRofiLo dELL'AziEndA...................................................................................................................................75 mission E vALoRi...........................................................................................................................................75 LA diREzionE AmministRAtivA di sAnofi-AvEntis E LA dEmAtERiALizzAzionE . ............................................76 LA soLuzionE AdottAtA................................................................................................................................76 gLi sviLuPPi succEssivi dEL PRogEtto..........................................................................................................77 iL fLusso AttuALE.........................................................................................................................................77 concLusioni................................................................................................................................................78 lease group s.p.a. PRofiLo di LEAsE gRouP sPA.........................................................................................................................79 i PRogEtti di dEmAtERiALizzAzionE ........................................................................................................................79 LA scELtA dELL'outsouRcing ....................................................................................................................................79 LE modALità di LAvoRAzionE dELLE fAttuRE AttivE ............................................................................................80 modALità di LAvoRAzionE dEi LiBRi BoLLAti ..........................................................................................................81 concLusioni ...............................................................................................................................................................82 sofiDel s.p.a.......................................................................................................................................................83 PRofiLo di sofidEL sPA.................................................................................................................................83 sommario VI


i PRocEssi E i fLussi documEntALi in sofidEL...............................................................................................83 dEscRizionE dEi PRogEtti di dEmAtERiALizzAzionE .....................................................................................83 AsPEtti di imPLEmEntAzionE tEcnicA dEi PRogEtti di dEmAtERiALizzAzionE...............................................84 i RisuLtAti (PRogEtto fAttuRAzionE ELEttRonicA cLiEnti EstERi)................................................................84 sony italia s.p.a................................................................................................................................................85 PRofiLo di sony itALiA..................................................................................................................................85 i PRogEtti di dEmAtERiALizzAzionE in sony itALiA.......................................................................................85 sviLuPPi........................................................................................................................................................88 concLusioni.................................................................................................................................................88 s.in.e.r.g.i.a. Gruppo sacmi...........................................................................................................................89 iL PRofiLo di sAcmi E LA sociEtà sinERgiA.....................................................................................................89 i PRogEtti sAcmi PER LA dEmAtERiALizzAzionE.............................................................................................89 iL PRogEtto di dEmAtERiALizzAzionE dEL cicLo PAssivo...............................................................................90 i RisuLtAti ottEnuti......................................................................................................................................91 concLusioni.................................................................................................................................................92 pirelli s.p.a........................................................................................................................................................93 PRofiLo dELL'AziEndA...................................................................................................................................93 i PRocEssi intEREssAti dA intERvEnti di dEmAtERiALizzAzionE....................................................................93 iL PRogEtto "PAPERLEss- ..............................................................................................................................95 cicLo PAssivo"..............................................................................................................................................95 concLusioni.................................................................................................................................................98 gruppo postecom s.p.a. Gruppo poste italiane .......................................................................................99 PRofiLo dELL'AziEndA...................................................................................................................................99 EsigEnzE E oBiEttivi stRAtEgici LEgAti ALLA dEmAtERiALizzAzionE.............................................................99 iL cicLo Attivo dELLA fAttuRAzionE...........................................................................................................100 LA scELtA tEcnoLogicA E LA soLuzionE AdottAtA.......................................................................................100 AnALisi di costi E BEnEfici..........................................................................................................................101 sviLuPPi futuRi..........................................................................................................................................102 concLusioni...............................................................................................................................................102 capitalia e intesa san paolo........................................................................................................................103 intRoduzionE.............................................................................................................................................103 sERvizi intEgRAti di gEstionE finAnziARiA E documEntALE.......................................................................104 PREdisPosizionE E gEstionE dELLE fAttuRE................................................................................................105 imPAtti tEcnoLogici E ARchitEttuRALi.......................................................................................................107 concLusioni...............................................................................................................................................108 cassa Di risparmio Di parma e piacenza Gruppo crédit aGricole.......................................................109 lesson learneD...............................................................................................................................................117 i dRivERs PREvALEnti..................................................................................................................................117 fAttoRi cRitici di succEsso........................................................................................................................118 gLi ELEmEnti di AttEnzionE........................................................................................................................119 i PRocEssi...................................................................................................................................................119 i RisuLtAti...................................................................................................................................................120 concLusioni...............................................................................................................................................121 profili Degli autori......................................................................................................................................123 LA dEmAtERiALizzAzionE nEi cicLi Attivo E PAssivo.....................................................................................86 sommario VII



arriGo andreoni · Presidente del Club ti di Milano · Quando l'anno scorso si sono cominciati a diffondere termini come Smaterializzazione e Dematerializzazione, mi è immediatamente sorto il dubbio: parliamo di una cosa nuova e potenzialmente strategica per le imprese o stiamo rinominando un tema vecchio, già affrontato con le tecnologie del passato e mai risolto in modo esaustivo? Ci sono dentro nuove tecnologie abilitanti o solo nuove spinte progettuali di revisione dei processi per sfruttare meglio i sistemi informatici: più on-line, processi più veloci, senza uso della carta anche nei rapporti intercompany? Ma questo obiettivo non era già nelle premesse-promesse dell'insieme di ERP+EDI+BPR+B2B, tanto per usare sigle in auge nella scorsa decade (potremmo anche dire nello scorso millennio...)? Per capire meglio la cosa, il Club TI di Milano, che è un'associazione senza fini di lucro di dirigenti di Informatica, ha deciso di costituire un gruppo di lavoro che approfondisse questo tema, apparentemente semplice ed immediato. Il quale è parso subito molto ampio: apparivano collegamenti con altri mondi informatici quali la sicurezza e la certificazione digitale, l'Archiviazione sostitutiva, le normative comunitarie come la SEPA ed anche la digitalizzazione dei procedimenti della pubblica amministrazione. Si è quindi deciso di restringere, in un primo ciclo di lavoro, la tematica al mondo delle relazioni di business fra imprese, con l' intenzione di svolgere in una seconda fase (2008) l'approfondimento dei temi che impattano sulla PA, sia nel suo agire verso le aziende che verso il cittadino. A conclusione della prima fase, il gruppo di lavoro del Club TI, ha prodotto questa pubblicazione, dove con molta evidenza emergono le interazioni tra l'efficienza, (i processi interni), l'efficacia (le relazioni tra imprese) e la "compliance" normativa. Lo stretto legame di questi aspetti, è bene evidenziato anche nei casi studio presentati, dove il beneficio aziendale complessivo è tanto maggiore quanto il tema è affrontato dal punto di vista strategico. Per creare un momento di dibattito, dove presentare l'evidenza delle proprie riflessioni in un contesto di confronto tra esperti ed aziende, il Club TI, con il contributo degli sponsor, ha organizzato il convegno "Dematerializzazione nei processi amministrativi" che si svolge oggi, 29 settembre 2007, nella magnifica cornice di Cavalese in Val di Fiemme. PrEFaZioNE I l mondo delle aziende e dei professionisti di informatica, si lascia spesso trascinare da ondate di novità marchiate da slogan, senza una chiara verifica critica che rassicuri che sono in arrivo nuove opportunità tecnologiche e non solo fenomeni di moda o di attribuzione di nuove terminologie a fenomeni vecchi.



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